Rechnungen und Gutschriften
Wie nummeriert wird, wie Erstattungen funktionieren, und wie du deine Belege mitnimmst.
Jede bezahlte Bestellung bekommt eine PDF-Rechnung in der Sprache deines Shops, und jede Erstattung eine nummerierte Gutschrift. Beide stammen aus derselben Nummernfolge pro Jahr.
Nummerierung
Rechnungen — für Bestellungen und für
Abo-Zahlungen, die sich eine Folge teilen —
werden pro Kalenderjahr als JJJJ-000123 nummeriert.
Unter Einstellungen → Recht & Compliance kannst du festlegen, wo die Nummerierung dieses Jahres weiterläuft — nur vorwärts, nie zurück. So führst du nach einem Wechsel zu 10mShop eine Serie aus einem früheren System fort.
Was auf einer Rechnung steht
Dein Logo, der Shop-Name direkt darunter, Firmenname und Adresse sowie die MwSt-Nummer — bei einem Shop ohne MwSt. stattdessen die Steuernummer. Sie hängt an der Bestellbestätigung, ist für Kunden in ihrem Konto unter Bestellungen herunterladbar, und für dich auf der Bestelldetailseite. Der Anhang ist standardmässig an: Schaltest du Mit Rechnung im Tab Bestellbestätigung unter Einstellungen → Benachrichtigungen aus, geht die Mail ohne sie raus — ausgestellt wird die Rechnung trotzdem.
Ein Shop, der MwSt. verrechnet, bekommt eine MwSt.-Aufstellung — Netto, Satz und Steuer je Satz. Ein Export in die oder aus der Schweiz trägt eine Zeile, dass die Lieferung MwSt.-frei ist; ein deutscher Shop ohne MwSt. kann stattdessen den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG drucken. Firma und USt-IdNr./UID, die der Kunde im Checkout angegeben hat, stehen unter der Adresse, und eine Lieferung eines EU-Shops an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, dessen UID das EU-Register bestätigt hat, trägt statt MwSt. die Zeile zur steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung (Art. 138 MwStSystRL).
Bei Rechnungen, die per Überweisung zu zahlen sind, trägt sie zusätzlich deine Bankdaten, das Fälligkeitsdatum und die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz — oder, bei schweizerischer oder liechtensteinischer IBAN, den QR-Zahlteil.
Bankdaten werden beim Ausstellen ins Dokument eingefroren. Ein späteres Ändern deines Kontos verändert nie eine Rechnung, die schon raus ist.
Gutschriften
Erstattungen laufen als Gutschriften. Auf der Bestelldetailseite stellst du eine über einen beliebigen Betrag bis zum Rest der Bestellung aus — etwa einen kaputten Artikel von fünf — mit einem optionalen Grund.
Über Stripe bezahlte Bestellungen
Der Betrag wird dem Kunden vollständig aus deinem eigenen Stripe-Guthaben erstattet.
Reicht dein Guthaben gerade nicht, parkt Stripe die Erstattung als ausstehend: Es ist noch kein Geld geflossen, also existiert noch keine Gutschrift. Die Dokumente-Karte zeigt einen Hinweis, dass die Gutschrift automatisch ausgestellt und per E-Mail verschickt wird, sobald Stripe sie ausführt. Passiert das innerhalb einer Minute, lädt die Seite sich selbst neu; eine Erstattung, die Tage wartet, behält den Hinweis.
Der Bestellverlauf protokolliert die Erstattung als eingeleitet und später als abgeschlossen oder fehlgeschlagen — eine fehlgeschlagene Erstattung nimmt den Betrag wieder von der Bestellung.
Bar- oder Rechnungsbestellungen
Nur das Dokument wird ausgestellt. Das Geld überweist du selbst, der Kunde meldet sich mit seinen Bankdaten.
Jede Gutschrift ist ein nummeriertes Dokument aus derselben Jahresfolge, verweist auf die ursprüngliche Rechnung, korrigiert die Mehrwertsteuer anteilig, geht dem Kunden als PDF per E-Mail zu und ist auf der Bestelldetailseite (Karte Dokumente) und im Kundenkonto herunterladbar.
Mehrere Teil-Gutschriften pro Bestellung sind möglich, bis der Bestellbetrag erreicht ist. Eine teilweise gutgeschriebene Bestellung bleibt darunter bezahlt und wird als Teilweise erstattet geführt — ein Zustand, der aus einer Gutschrift entsteht und sich nicht von Hand setzen lässt.
Eine Erstattung, die direkt im Stripe-Dashboard gemacht wurde, erzeugt kein Dokument. Die Bestellseite bietet dann an, die fehlende Gutschrift mit einem Klick auszustellen — nie bei einer Erstattung, die bloss ausstehend ist.
Der Tab Rechnungen / Gutschriften
Eine Zeile pro Dokument, mit Typ-Kennzeichnung, der Nummer (verlinkt auf das PDF; eine Gutschrift nennt ausserdem die Rechnung, die sie korrigiert), dem Ausstellungsdatum, dem Kunden und der Bestellung (beide verlinkt), dem Netto-Betrag, der MwSt. (dem Betrag, mit dem Satz oder den Sätzen darunter — nichts darunter bei einem Shop ohne MwSt.), dem Brutto-Betrag, ob sie per E-Mail verschickt wurde, und einem PDF-Knopf. Eine Gutschrift ist in allen drei Beträgen negativ.
Suche nach Nummer, Kunde oder Bestellnummer; ein Typfilter; ein Zeitraum; sortierbare Spalten; Blätterfunktion; CSV-Export.
Eine Bestellrechnung reist mit der Bestellbestätigung mit, die Spalte „per E-Mail" verweist dafür also auf den Tab Bestellungen.
Dokumente zu Abo-Zahlungen stehen im gleichnamigen Tab der Abonnements-Seite, nicht hier.
Deine Belege mitnehmen
Nur auf diesem Tab sitzt links vom Export-Knopf ein zusätzlicher Knopf Export Belege.
Er lädt jede Rechnung und jede Gutschrift, die gerade in der Liste steht —
alle Seiten, dieselben Filter — als ein ZIP der PDFs herunter, benannt wie beim
Kunden-Download (invoice-<nummer>.pdf, credit-note-<nummer>.pdf), plus eine
journal.csv mit einer Zeile pro Dokument.
Höchstens 2000 Dokumente pro ZIP. Für mehr grenz den Zeitraum ein und exportiere in Teilen.
Die Aufbewahrung deiner Belege ist deine Pflicht als Händler — so nimmst du sie mit.