Fatture e note di credito
Come vengono numerati i documenti, come funzionano i rimborsi e come portarsi via la contabilità.
Ogni ordine pagato riceve una fattura in PDF nella lingua del tuo negozio, e ogni rimborso è una nota di credito numerata. Entrambe vengono dalla stessa serie annuale.
La numerazione
Le fatture — quelle degli ordini e quelle dei
pagamenti degli abbonamenti, che condividono
un'unica serie — sono numerate per anno solare nella forma AAAA-000123.
Sotto Impostazioni → Legale e conformità puoi stabilire da dove riprende la numerazione di quest'anno — solo in avanti, mai indietro. È così che prosegui una serie di un sistema precedente dopo il passaggio a 10mShop.
Che cosa contiene una fattura
Il tuo logo, il nome del negozio subito sotto, la ragione sociale e l'indirizzo, e la partita IVA — al suo posto il codice fiscale in un negozio che non applica l'IVA. È allegata all'email di conferma d'ordine, scaricabile dal cliente nel suo account sotto Ordini, e da te sulla pagina di dettaglio dell'ordine. L'allegato è attivo di default: se disattivi Con fattura nella scheda Conferma d'ordine in Impostazioni → Notifiche, l'email parte senza — la fattura viene emessa comunque.
Un negozio che applica l'IVA riceve un riepilogo IVA — netto, aliquota e imposta per aliquota. Un'esportazione verso o dalla Svizzera porta una riga che dice che la consegna è esente da IVA; un negozio tedesco che non la applica può stampare al suo posto la nota per piccole imprese del § 19 UStG. L'azienda e la partita IVA indicate dal cliente al checkout compaiono sotto l'indirizzo, e una consegna da un negozio dell'UE a un'impresa di un altro Paese dell'UE la cui partita IVA è stata confermata dal registro europeo riporta, al posto dell'IVA, la riga della cessione intracomunitaria (art. 138 della direttiva IVA).
Le fatture da pagare con bonifico riportano anche le tue coordinate bancarie, la scadenza e il numero della fattura come riferimento di pagamento — oppure, per un IBAN svizzero o del Liechtenstein, la QR-fattura svizzera.
Le coordinate bancarie vengono congelate nel documento al momento dell'emissione. Cambiare conto in seguito non modifica mai una fattura già partita.
Le note di credito
I rimborsi passano per le note di credito. Sulla pagina di dettaglio di un ordine ne emetti una per qualsiasi importo fino a quello che resta dell'ordine — accreditare un articolo rotto su cinque, per esempio — con un motivo facoltativo.
Ordini pagati con Stripe
L'importo viene rimborsato al cliente per intero dal tuo saldo Stripe.
Se il tuo saldo non lo copre subito, Stripe mette il rimborso in attesa: non si è mosso denaro, quindi non esiste ancora nessuna nota di credito. La card Documenti mostra un avviso che dice che la nota verrà emessa e inviata automaticamente appena Stripe esegue il rimborso. La pagina si ricarica da sola se succede nel giro di un minuto; un rimborso che aspetta giorni tiene l'avviso.
Lo storico dell'ordine registra il rimborso come avviato e poi come completato o non riuscito — un rimborso non riuscito toglie di nuovo l'importo dall'ordine.
Ordini in contanti o su fattura
Viene emesso solo il documento. Il denaro lo trasferisci tu, con il cliente che ti fa avere le sue coordinate bancarie.
Ogni nota di credito è numerata nella stessa serie annuale, fa riferimento alla fattura originale, corregge l'IVA in proporzione, viene inviata al cliente in PDF ed è scaricabile sulla pagina di dettaglio dell'ordine (card Documenti) e nell'account del cliente.
Sono possibili più note di credito parziali per ordine, fino a raggiungere il totale dell'ordine. Un ordine accreditato in parte resta pagato sotto e compare come Parzialmente rimborsato — uno stato che viene da una nota di credito e non si può impostare a mano.
Un rimborso fatto direttamente nella dashboard di Stripe non crea alcun documento in automatico. La pagina dell'ordine propone allora di emettere la nota di credito mancante con un clic — mai per un rimborso solo in attesa.
La scheda Fatture / Note di credito
Una riga per documento, con un'etichetta di tipo, il numero (con link al PDF; una nota di credito nomina anche la fattura che corregge), la data di emissione, il cliente e l'ordine (entrambi con link), l'importo Netto, l'IVA (l'importo, con l'aliquota o le aliquote applicate sotto — niente sotto per un negozio che non fattura IVA), l'importo Lordo, se è stato inviato per email, e un pulsante PDF. Una nota di credito è negativa in tutti e tre gli importi.
Ricerca per numero, cliente o numero d'ordine; un filtro di tipo; un intervallo di date; colonne ordinabili; paginazione; esportazione CSV.
Una fattura d'ordine viaggia con la conferma d'ordine, quindi, nel suo caso, la colonna «inviata per email» rimanda alla scheda Ordini.
I documenti sui pagamenti degli abbonamenti stanno nella scheda dallo stesso nome della pagina degli abbonamenti, non qui.
Portarsi via la contabilità
Solo su questa scheda, un pulsante in più, Esporta documenti (ZIP), sta a sinistra del pulsante di esportazione.
Scarica tutte le fatture e tutte le note di credito che sono in quel momento
nell'elenco — tutte le pagine, gli stessi filtri — in un unico ZIP di PDF,
nominati come li scaricano i clienti (invoice-<numero>.pdf,
credit-note-<numero>.pdf), più un journal.csv con una riga per documento.
Al massimo 2000 documenti per ZIP. Se sono di più, restringi l'intervallo di date ed esporta in più parti.
La conservazione dei tuoi documenti contabili è un tuo dovere di commerciante — ecco come portarteli via.